Polityka prywatności SeaSide Sopot
Informacje dotyczą strony, kontaktu, rezerwacji i pobytu w SeaSide Sopot. Wersja przygotowana 9 września 2026 r.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest PH OMEGA Dagmara Szamborska, NIP 5842032374, operator SeaSide Sopot. W sprawach danych osobowych napisz na hotel@seasidesopot.com. Adres obiektu do korespondencji: Plac Zdrojowy 3, 81-726 Sopot.
2. Jakie dane przetwarzamy
Przy kontakcie przetwarzamy imię, adres e-mail, treść wiadomości oraz telefon i planowane daty przyjazdu i wyjazdu, jeśli je podasz. Przy rezerwacji i pobycie zakres obejmuje dane wymagane w formularzu rezerwacji i meldunku, dane pobytu, rozliczeń i faktury. Nie wpisuj do formularza kontaktowego numerów kart płatniczych, skanów dokumentów ani danych o zdrowiu. Strona rehabilitacyjna jest odrębnym serwisem.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane potrzebne do przygotowania oferty na Twoją prośbę, zawarcia umowy, rezerwacji i realizacji pobytu przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dokumentację rozliczeniową i podatkową prowadzimy w ramach obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Zwykłą korespondencję, ochronę przed nadużyciami, dochodzenie i obronę roszczeń oraz bezpieczeństwo osób i mienia opieramy na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli konkretne przetwarzanie wymaga zgody, prosimy o nią odrębnie; podstawą jest wtedy art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Formularz kontaktowy
Dane z formularza służą odpowiedzi na zapytanie. Imię, adres e-mail i wiadomość są wymagane, pozostałe pola dobrowolne. Formularz przekazuje wiadomość do obiektu przez pocztę oraz wysyła potwierdzenie na podany adres. Potwierdzenie kontaktu nie oznacza potwierdzenia rezerwacji.
5. Rezerwacje, vouchery i płatności
Formularze rezerwacji i zakupu voucherów dostarcza RoomAdmin. Są wczytywane automatycznie na stronach, na których zostały osadzone, chyba że wyłączysz elementy zewnętrzne w ustawieniach prywatności. Po uruchomieniu przeglądarka łączy się z dostawcą formularza i przekazuje mu dane techniczne połączenia. Dane wpisane do formularza są obsługiwane w systemie rezerwacyjnym. Płatności odbywają się w systemie operatora płatności, wskazanego podczas transakcji; regulamin obiektu wskazuje PayPro SA. Nie pobieramy danych kart przez formularz kontaktowy. Informacje wyświetlane w procesie rezerwacji i płatności należy przeczytać przed jego zakończeniem. Osobny generator graficznego vouchera przetwarza wpisane imiona lub podpisy osoby wręczającej i obdarowanej, opcjonalną dedykację, kod, kwotę, datę ważności, wybrany projekt oraz adres e-mail. Służy przygotowaniu dokumentu PDF na Twoją prośbę i wysłaniu go przez Google Workspace na podany adres. Nie służy zakupowi ani zmianie wartości lub ważności vouchera.
6. Opinie i odnośniki zewnętrzne
Opinie wczytuje usługa Elfsight automatycznie w sekcji opinii, chyba że wyłączysz elementy zewnętrzne w ustawieniach prywatności. Dostawca otrzymuje m.in. adres IP, typ przeglądarki i system operacyjny, a widget może korzystać z pliku elfsight_viewed_recently do zliczania wyświetleń. Według polityki dostawcy dane techniczne są przechowywane przez 7 dni dla działania i bezpieczeństwa usługi. Pełne informacje: https://elfsight.com/privacy-policy/. Linki do Google Maps, mediów społecznościowych i innych stron prowadzą do serwisów z własnymi zasadami prywatności.
7. Cookies i ustawienia
Podstawowa wersja strony nie uruchamia analityki ani pikseli reklamowych. Zdjęcia i fonty są pobierane z tego samego serwera co strona. Korzystanie z formularza uruchamia niezbędny sesyjny plik seaside_contact, służący zabezpieczeniu wysyłki. Generator PDF korzysta z niezbędnego sesyjnego pliku seaside_voucher, który zabezpiecza formularz i dostęp do pobrania Twojego pliku. Zewnętrzne moduły opinii, rezerwacji, voucherów i mapy wczytują się automatycznie. Mapa korzysta z Google Maps i przekazuje dostawcy dane połączenia, w tym adres IP. Ustawienia prywatności w stopce pozwalają wyłączyć je przez ponowne wczytanie strony. Nie usuwa to danych już przekazanych dostawcom ani ich cookies; pliki te można usunąć w ustawieniach przeglądarki. Wybór jest zapamiętywany w localStorage tej przeglądarki pod kluczem seaside_external. Osobno wybierasz zgodę na cookies analityczne i marketingowe. Podstawowa analityka i marketing są domyślnie zaznaczone w ustawieniach. Dodatkowe narzędzia nie uruchamiają się przed zapisaniem wyboru. Decyzję zapamiętujemy na 180 dni w localStorage pod kluczem seaside_consent. Zgody możesz wycofać przez ustawienia w stopce. Obecnie nie skonfigurowano narzędzi analitycznych ani reklamowych. Ich dodanie będzie wymagało ponownego wyboru ustawień. Zgody te nie zmieniają automatycznego wczytywania osadzonych usług wymienionych wyżej; te usługi można wyłączyć osobno. Usunięcie danych witryny usuwa także te ustawienia.
8. Odbiorcy danych
W zakresie potrzebnym do realizacji wskazanych celów dane mogą otrzymywać dostawcy hostingu i poczty, systemów IT i rezerwacji, operatorzy płatności, biuro księgowe, doradcy prawni oraz podmioty współpracujące przy realizacji usług. Upoważnieni pracownicy mają dostęp odpowiedni do obowiązków. Organy publiczne otrzymują dane, gdy istnieje podstawa prawna. Dostawcy mogą działać jako podmioty przetwarzające na nasze zlecenie albo jako odrębni administratorzy, zależnie od usługi.
9. Przetwarzanie poza EOG
Korzystanie z dostawców zewnętrznych może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zakres zależy od uruchomionego modułu i dostawcy. Jeżeli przekazujemy dane poza EOG, wymagane jest spełnienie warunków rozdziału V RODO, np. decyzja o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informacje o odbiorcach i stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać pod adresem hotel@seasidesopot.com.
10. Jak długo przechowujemy dane
Dane rezerwacji przechowujemy przez realizację umowy, a następnie przez okres wymagany dla rozliczeń i ochrony roszczeń. Dokumenty podatkowe przechowujemy przez okres wynikający z prawa podatkowego; dokumenty dotyczące zobowiązań podatkowych co do zasady do upływu ich przedawnienia. Korespondencję przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a jeśli jest dowodem umowy, reklamacji lub roszczenia, przez odpowiedni okres przedawnienia. Nie przechowujemy jej bezterminowo. Token formularza jest ważny godzinę. Ochrona formularza zlicza próby w okresie jednej godziny, zapisując skrót adresu IP; pliki starsze niż doba są usuwane przy kolejnej próbie wysyłki. Link do pobrania spersonalizowanego vouchera działa przez godzinę w przeglądarce, w której powstał. Tymczasowy PDF i zapis statusu wysyłki są usuwane po upływie godziny przy kolejnym użyciu generatora. Ochrona przed nadużyciami zapisuje nieodwracalne skróty adresu IP i adresu e-mail oraz liczbę prób; pliki starsze niż doba są usuwane przy kolejnym użyciu. Wysłane wiadomości podlegają powyższym zasadom przechowywania korespondencji. Kopie zapasowe i logi hostingu podlegają harmonogramowi dostawcy usługi.
11. Monitoring w obiekcie
Części wspólne są objęte monitoringiem w celu bezpieczeństwa osób i mienia. Monitoring nie obejmuje pokoi i łazienek. Administratorem jest PH OMEGA Dagmara Szamborska. Nagrania przechowujemy do 30 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne zgodnie z prawem lub jako dowód w sprawie roszczeń.
12. Twoje prawa
Na warunkach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeśli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Nie każde prawo ma zastosowanie w każdej sytuacji, np. obowiązki podatkowe mogą uzasadniać dalsze przechowywanie dokumentu. Wnioski kieruj na hotel@seasidesopot.com. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
13. Skarga, dobrowolność i decyzje automatyczne
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl/. Numer istniejącej rezerwacji w formularzu kontaktowym jest opcjonalny i służy powiązaniu zapytania z pobytem. Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do odpowiedzi, rezerwacji lub realizacji usługi. Nie podejmujemy na tej stronie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie i nie prowadzimy profilowania marketingowego.
14. Zmiany polityki
Polityka powinna być aktualizowana wraz ze zmianą usług, dostawców lub sposobu przetwarzania danych. Informacje dotyczą obecnej konfiguracji strony; dodanie analityki lub marketingu wymaga osobnego uzupełnienia zasad i odpowiednich ustawień zgód.