Polityka prywatności SeaSide Sopot
Informacje dotyczą strony internetowej, kontaktu, rezerwacji i pobytu w SeaSide Sopot. Aktualizacja: 20 września 2026 r.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest PH OMEGA Dagmara Szamborska, NIP 5842032374, operator SeaSide Sopot. W sprawach danych osobowych napisz na hotel@seasidesopot.com. Adres obiektu do korespondencji: Plac Zdrojowy 3, 81-726 Sopot.
2. Jakie dane przetwarzamy
Gdy kontaktujesz się z nami, przetwarzamy imię, adres e-mail, temat i treść wiadomości, a jeżeli je podasz: numer istniejącej rezerwacji, telefon, planowane daty pobytu, liczbę dorosłych i dzieci oraz wiek dzieci potrzebny do dobrania układu spania. W rezerwacjach i podczas pobytu są to także dane wymagane w formularzach rezerwacji i meldunku, szczegóły pobytu, płatności i dane do faktury. Nie wpisuj do formularza numerów kart płatniczych, kodów dostępu, skanów dokumentów ani danych dotyczących zdrowia. Serwis pobytów rehabilitacyjnych działa osobno.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane potrzebne do przygotowania oferty na Twoją prośbę, zawarcia umowy, rezerwacji i realizacji pobytu przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dokumentację rozliczeniową i podatkową prowadzimy w ramach obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Zwykłą korespondencję, ochronę przed nadużyciami, dochodzenie i obronę roszczeń oraz bezpieczeństwo osób i mienia opieramy na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli konkretne przetwarzanie wymaga zgody, prosimy o nią odrębnie; podstawą jest wtedy art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Formularz kontaktowy
Dane z formularza służą odpowiedzi na zapytanie. Wymagane są imię, e-mail, temat i wiadomość. Pozostałe pola są dobrowolne. Formularz przekazuje zapytanie do obiektu przez Google Workspace i wysyła potwierdzenie z kopią wiadomości na podany adres. Potwierdzenie kontaktu nie oznacza potwierdzenia rezerwacji.
5. Rezerwacje, vouchery i płatności
Formularze rezerwacji i zakupu voucherów dostarcza RoomAdmin. Formularz rezerwacji jest wczytywany po wybraniu dat i kliknięciu „Sprawdź dostępność”, a formularz zakupu vouchera po kliknięciu „Włącz formularz”. Te działania uruchamiają usługę potrzebną do złożenia zamówienia. Nie wymagają zgody na analitykę ani na moduły opinii i mapy. Po uruchomieniu przeglądarka łączy się z dostawcą formularza i przekazuje mu dane techniczne połączenia. Dane wpisane do formularza są obsługiwane w systemie rezerwacyjnym. Płatności odbywają się w systemie operatora płatności, wskazanego podczas transakcji; regulamin obiektu wskazuje PayPro SA. Nie pobieramy danych kart przez formularz kontaktowy. Informacje wyświetlane w procesie rezerwacji i płatności należy przeczytać przed jego zakończeniem. Osobny generator graficznego vouchera przetwarza wpisane imiona lub podpisy osoby wręczającej i obdarowanej, opcjonalną dedykację, kod, kwotę, datę ważności, wybrany projekt oraz adres e-mail. W wariancie z własnym obrazem przetwarzamy również wgrane zdjęcie lub grafikę. Służy przygotowaniu dokumentu PDF na Twoją prośbę i wysłaniu go przez Google Workspace na podany adres. Nie służy zakupowi ani zmianie wartości lub ważności vouchera.
5a. Obowiązkowe zameldowanie online
W SeaSide Sopot zameldowanie odbywa się całkowicie zdalnie, za pośrednictwem systemu RoomAdmin.
Zameldowanie online zastępuje tradycyjne zameldowanie na miejscu i jest obowiązkowym elementem realizacji pobytu.
Pozwala nam przygotować przyjazd Gościa i zapewnić samodzielny dostęp do obiektu i pokoju.
Administratorem danych jest podmiot wskazany na początku niniejszej polityki prywatności.
Cele i podstawy przetwarzania
Dane niezbędne do zameldowania przetwarzamy w celu powiązania Gościa z rezerwacją, przygotowania i obsługi pobytu, przekazania danych dostępowych do obiektu i pokoju oraz kontaktu w sprawach związanych z pobytem. Podstawą prawną jest wykonanie umowy o pobyt, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
W zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub zaspokojenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw związanych z realizacją pobytu, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli obowiązek przechowywania określonych danych wynika z przepisów prawa, podstawą ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Podanie danych
Podanie danych niezbędnych do zameldowania jest wymogiem umownym związanym ze zdalną obsługą pobytu. Nieukończenie zameldowania może uniemożliwić udostępnienie pokoju i realizację pobytu. Pola wymagane są oznaczone w formularzu. Niepodanie danych opcjonalnych nie wpływa na możliwość zameldowania.
W razie trudności z formularzem skontaktuj się z nami przed przyjazdem: hotel@seasidesopot.com lub +48 513 122 041.
6. Opinie i odnośniki zewnętrzne
Opinie dostarcza Elfsight, a osadzoną mapę Google Maps. Oba moduły są domyślnie wyłączone. Uruchamiają się po zapisaniu zgody „Opinie i mapa zewnętrzna” albo po świadomym wczytaniu pojedynczego modułu przy jego opisie. Dostawcy otrzymują dane techniczne połączenia, w tym adres IP i informacje o przeglądarce, i mogą korzystać z własnych cookies. Szczegóły: https://elfsight.com/privacy-policy/ oraz https://policies.google.com/privacy. Zwykłe odnośniki do Google Maps, mediów społecznościowych i innych stron prowadzą do serwisów z własnymi zasadami prywatności. Narysowana na stronie mapa okolicy nie nawiązuje połączenia z Google.
7. Cookies i ustawienia
Opcjonalna analityka oraz opinie i mapa zaczynają od wyłączonego stanu. Google Analytics uruchamiamy dopiero po zapisaniu zgody na analitykę. Mierzy odwiedziny, wybrane interakcje, wysłane zapytania i etapy rezerwacji. Wysłanie formularza rezerwacji jest zdarzeniem booking_submitted, a nie potwierdzeniem zakupu lub płatności. Przekazujemy techniczny identyfikator, wartość i walutę tej rezerwacji. Nie przekazujemy danych kontaktowych, treści wiadomości ani personalizacji vouchera. Dostawcą jest Google Ireland Limited; cookies _ga i _ga_* mają skonfigurowaną ważność 180 dni, odnawianą przy korzystaniu ze strony. Więcej: https://policies.google.com/privacy. Nie uruchamiamy pikseli reklamowych ani personalizacji reklam. Zdjęcia i fonty pochodzą z naszego serwera. Niezbędne sesyjne cookies seaside_contact i seaside_voucher zabezpieczają formularze oraz dostęp do własnego PDF. Wybór opcjonalnych zgód jest zapisany na 180 dni w localStorage pod kluczem seaside_consent. Wycofasz go przez „Ustawienia prywatności” w stopce. Wycofanie przeładuje stronę, wyłączy kolejne opcjonalne połączenia i usunie dostępne dla naszej domeny cookies analityczne. Nie cofa danych już przekazanych dostawcom ani nie usuwa ich cookies w innych domenach; można je usunąć w ustawieniach przeglądarki. Zmiana zestawu narzędzi wymagających zgody powoduje ponowne pokazanie wyboru. Język, rozmiar tekstu, zamknięcie komunikatu oraz wybrane daty mogą być zapamiętywane w przeglądarce w celu działania tych funkcji.
8. Odbiorcy danych
W zakresie potrzebnym do realizacji wskazanych celów dane mogą otrzymywać dostawcy hostingu i poczty, systemów IT i rezerwacji, operatorzy płatności, biuro księgowe, doradcy prawni oraz podmioty współpracujące przy realizacji usług. Upoważnieni pracownicy mają dostęp odpowiedni do obowiązków. Organy publiczne otrzymują dane, gdy istnieje podstawa prawna. Dostawcy mogą działać jako podmioty przetwarzające na nasze zlecenie albo jako odrębni administratorzy, zależnie od usługi.
9. Przetwarzanie poza EOG
Korzystanie z dostawców zewnętrznych może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zakres zależy od uruchomionego modułu i dostawcy. Jeżeli przekazujemy dane poza EOG, wymagane jest spełnienie warunków rozdziału V RODO, np. decyzja o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informacje o odbiorcach i stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać pod adresem hotel@seasidesopot.com.
10. Jak długo przechowujemy dane
Dane rezerwacji przechowujemy przez realizację umowy, a następnie przez okres wymagany dla rozliczeń i ochrony roszczeń. Dokumenty podatkowe przechowujemy przez okres wynikający z prawa podatkowego; dokumenty dotyczące zobowiązań podatkowych co do zasady do upływu ich przedawnienia. Korespondencję przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a jeśli jest dowodem umowy, reklamacji lub roszczenia, przez odpowiedni okres przedawnienia. Nie przechowujemy jej bezterminowo. Token formularza jest ważny godzinę. Ochrona formularza zlicza próby w okresie jednej godziny, zapisując skrót adresu IP; pliki starsze niż doba są usuwane przy kolejnej próbie wysyłki. Link do pobrania spersonalizowanego vouchera działa przez godzinę w przeglądarce, w której powstał. Wgrany obraz jest częścią przygotowanego PDF i podlega tym samym zasadom przechowywania. Tymczasowy PDF i zapis statusu wysyłki są usuwane po upływie godziny przy kolejnym użyciu generatora. Ochrona przed nadużyciami zapisuje nieodwracalne skróty adresu IP i adresu e-mail oraz liczbę prób; pliki starsze niż doba są usuwane przy kolejnym użyciu. Wysłane wiadomości podlegają powyższym zasadom przechowywania korespondencji. Kopie zapasowe i logi hostingu podlegają harmonogramowi dostawcy usługi.
11. Monitoring w obiekcie
Części wspólne są objęte monitoringiem w celu bezpieczeństwa osób i mienia. Monitoring nie obejmuje pokoi i łazienek. Administratorem jest PH OMEGA Dagmara Szamborska. Nagrania przechowujemy do 30 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne zgodnie z prawem lub jako dowód w sprawie roszczeń.
12. Twoje prawa
Na warunkach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeśli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Nie każde prawo ma zastosowanie w każdej sytuacji, np. obowiązki podatkowe mogą uzasadniać dalsze przechowywanie dokumentu. Wnioski kieruj na hotel@seasidesopot.com. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
13. Skarga, dobrowolność i decyzje automatyczne
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl/. Numer istniejącej rezerwacji w formularzu kontaktowym jest opcjonalny i służy powiązaniu zapytania z pobytem. Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do udzielenia odpowiedzi. Dane niezbędne do rezerwacji i realizacji pobytu są wymogiem umownym. Zasady obowiązkowego zameldowania online opisano w punkcie 5a. Nie podejmujemy na tej stronie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie i nie prowadzimy profilowania marketingowego.
14. Zmiany polityki
Polityka powinna być aktualizowana wraz ze zmianą usług, dostawców lub sposobu przetwarzania danych. Informacje dotyczą obecnej konfiguracji strony; dodanie analityki lub marketingu wymaga osobnego uzupełnienia zasad i odpowiednich ustawień zgód.